Logo montferlandjournaal.nl


Wethouder Oscar van Leeuwen bij de receptie, waar binnenkomende telefoontjes én WhatsApp-berichten worden afgehandeld.
Wethouder Oscar van Leeuwen bij de receptie, waar binnenkomende telefoontjes én WhatsApp-berichten worden afgehandeld. (Foto: Karin van der Velden)

Gemeente vanaf nu beter bereikbaar

Karin van der Velden

Communicatie steeds digitaler

"Hoe kunnen we nu proactiever communiceren over wat we doen," dat vraagt wethouder Oscar van Leeuwen zich af. En dat terwijl er door de gemeente met LiveChat en WhatsApp al stappen zijn gezet om voor inwoners van Montferland beter bereikbaar te zijn. En bij een recent onderzoek over snelheid bij het beantwoorden van mail, scoorde Montferland goed.

DIDAM - De affiniteit die Oscar van Leeuwen heeft met communicatie, zal ongetwijfeld te maken hebben met zijn arbeidsverleden bij een telecombedrijf. Met communicatie in zijn portefeuille moet hij de beloftes uit het coalitieplan waarmaken: Helder en duidelijk communiceren met duidelijk verwachtingsmanagement en Inzet van nieuwe communicatiemiddelen.

Nadat het sinds 3 april al mogelijk was om een LiveChat met de gemeente te starten, kunnen inwoners sinds 13 september hun vragen ook via WhatsApp stellen. Dat kan via telefoonnummer 06-22463017. In de eerste drie maanden werden er al 1200 chats gevoerd. Oscar zegt daarover: "We hadden een webshop, nu hebben een winkelmedewerker, die je kan helpen. Er worden vragen gesteld, waarop een kort antwoord gegeven kan worden. Bijvoorbeeld als mensen iets niet snel genoeg op de site vinden: wanneer wordt het vuil opgehaald, wat moet ik meenemen voor een nieuw paspoort. Mensen komen op de site en zien meteen de chatfunctie, dan is zoeken niet nodig. Er komen minder telefoontjes binnen en meer chats en nu dus ook WhatsApp. Op vragen die via WhatsApp binnenkomen, wordt binnen een uur gereageerd. Dat doen dezelfde medewerkers die de ook binnenkomende telefoontjes afhandelen.

Oscar wil nog verder. Het moet gemakkelijker worden om meldingen te doen over de openbare ruimte: een stoeptegel die los ligt of defecte straatverlichting of rommel die moet worden opgeruimd. Dat gaat nog veel telefonisch, slechts een kwart wordt nu digitaal gedaan. Voor het proces is een digitale melding makkelijker en ook de terugkoppeling gaat sneller. Zo'n melding kan via de website of via e-mail worden gedaan, maar ook via WhatsApp.

"Hoe beheersen we al die communicatiestromen, dat was even een vraag. Maar de Montferlandse inwoners begrijpen goed wanneer ze welk medium moeten inzetten," zegt Oscar. "Dat was ook de verwachting. Het gaat heel natuurlijk, mensen zijn natuurlijk al gewend om WhatsApp te gebruiken voor vragen waar een kort antwoord op gegeven kan worden."

De volgende stap is het opstellen van een communicatiebeleidsplan, voor de interne en externe communicatie. Oscar van Leeuwen wil dat de gemeente Montferland zo goed mogelijk inspeelt op de behoefte van de inwoners. Informatie delen voordat erom gevraagd wordt. Toch blijven ook de 'ouderwetse' communicatiemiddelen belangrijk, benadrukt Oscar. Een bord om aan te geven dat er werkzaamheden verricht zullen worden, zal nog steeds op locatie geplaatst worden."

Meer berichten




Shopbox